Comment les frais de déplacement des membres du CSE sont-ils pris en charge ?

Quelles règles fixent la prise en charge des frais de déplacement des membres du CSE ?

Les règles en la matière sont posées par la jurisprudence de la Cour de cassation. Celle-ci distingue entre le remboursement des frais professionnels de l’élu et le paiement du temps de trajet et de réunion.

Concernant le remboursement des frais de déplacement, il est de jurisprudence constante que ceux-ci sont à la charge de l’employeur dès lors qu’il s’agit des réunions pour lesquelles il convoque les élus (Cour de Cassation, chambre sociale, arrêt du 28 mai 1996 n°94-18.797). Les réunions ordinaires, mais également extraordinaires (notamment à la suite d'un accident du travail), sont ainsi visées. A noter, les frais de déplacement occasionnés par une réunion extraordinaire, sollicitée par la majorité des membres du CSE, sont aussi à la charge de l'employeur (Cour de cassation, chambre sociale, 22 mai 2002 n°99-43.990) !

Cette prise en charge concerne les frais de déplacement en tant que tels, mais également les frais annexes pouvant être engagés par les élus dans le cadre du déplacement, comme les repas et les nuits d’hôtel. La Cour de cassation a notamment jugé que l’employeur est tenu de prendre en charge les frais d’hôtel et de repas lorsqu’il est légitime pour l’élu de se déplacer la veille de la réunion en raison de l’heure de celle-ci et de la durée du trajet.

Il s’agit d’un principe général. Tout frais exposé par les élus doit être pris en charge. Ainsi, même si la réunion est organisée sur le lieu de travail des salariés, l’employeur doit prendre en charge les frais supplémentaires exposés du fait de cette réunion (par exemple si les salariés doivent retourner sur le site pour une réunion organisée en dehors de leur temps de travail).

En revanche, lorsqu'ils ne concernent pas une réunion obligatoire, les déplacements doivent être pris en charge par le budget de fonctionnement du CSE. Notamment, les frais pour se rendre à une réunion interne du CSE reposent sur celui-ci.

Comment est rémunéré le temps de trajet des membres du CSE ?

Concernant le paiement du temps de trajet, la règle est un peu différente.

Pour un salarié ordinaire (on entend sans mandat), le principe posé par l'article L. 3121-4 du Code du travail est que le temps de trajet ne constitue pas du temps de travail effectif. En cas de déplacement, le temps de trajet excédant la durée normale de trajet doit faire l’objet d’une compensation.

Pour les élus, comme pour les frais, il faut déterminer s'ils se rendent à une réunion convoquée par l'employeur. A défaut, le temps de trajet s'impute sur les heures de délégation.

Ensuite, s'il s'agit d'une réunion sollicitée par l'employeur, deux règles s’appliquent :

• Lorsque le temps de trajet pour se rendre aux réunions du CSE ou en revenir est effectué au cours de l’horaire de travail, il est payé au salaire habituel.
• Lorsque le temps de trajet est effectué en dehors de l’horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail est rémunérée comme du temps de trajet effectif et doit être pris en compte pour déterminer l’existence, le cas échéant, d’heures supplémentaires donnant lieu à majorations (Cour de Cassation, chambre sociale, arrêt du 27 janvier 2021, n° 19-22.038).

Ainsi, lorsqu’un élu se déplace en dehors de son temps de travail, il faut évaluer la durée habituelle de son temps de trajet domicile/lieu de travail. La durée excédant ce temps de trajet habituel doit être payée comme du temps de travail habituel, et ouvre, le cas échéant, droit aux majorations pour heures supplémentaires.

Les membres du CSE sont-ils rémunérés lorsqu’ils se rendent à un entretien préalable à la licenciement ?

Les membres du CSE sont souvent sollicités pour assister les salariés convoqués à un entretien préalable. Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’entretien doit se tenir sur le lieu de travail du salarié.

Fréquemment, pour dissuader le salarié de se faire assister par un représentant, l’employeur menace de ne pas prendre en charge ses frais de transport.

Pourtant, le principe posé par la Cour de cassation est limpide : la personne assistant un salarié à un entretien préalable ne doit subir aucune perte de salaire et être remboursée de ses frais de transports par l’employeur (arrêts de la chambre sociale de la Cour de cassation du 25 octobre 2000, n°98-42.260 et du 12 février 1991, n°87-45.259).

Les frais de repas des membres du CSE sont-ils pris en charge en cas de déplacement ?

Le principe général posé par la Cour de cassation est que les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans qu'ils puissent être imputés sur la rémunération (Cour de cassation, chambre sociale 25 février 1998 n°95-44.096).

En règle générale, les frais de repas sont fixés par les conventions collectives. L’employeur n’a pas d’obligation de prendre en charge les repas du midi.

Cependant, la Cour de cassation a déjà jugé que l’employeur devait prendre en charge les repas du salarié lors d’un déplacement professionnel (Cour de Cassation, chambre sociale, 23 janvier 2019 n°17-19.779). En l’occurrence, les salariés percevaient déjà une prime de panier, mais celle-ci était insuffisante pour couvrir les repas. La Cour a estimé que l'employeur devait régler au salarié ses frais de repas excédant le montant de la prime.

En se fondant sur ce principe, un membre du CSE peut solliciter la prise en charge des frais de repas exposés au cours de ses déplacements.