L’employeur peut-il contrôler les heures de délégation du CSE ?

A quel moment utiliser les heures de délégation ?

Le principe est l’utilisation pendant le temps de travail. Les représentants du personnel peuvent utiliser leur crédit d'heures au cours de leur journée de travail. Il n’est dès lors pas nécessaire d’obtenir l'autorisation préalable de l'employeur. L’utilisation du crédit d’heures en dehors du temps de travail est plus exceptionnelle. Le crédit d’heures peut être utilisé en heures supplémentaires uniquement si les nécessités des mandats du salarié le justifient.

Dans tous les cas, il n’existe aucune obligation de grouper ces heures voire de les utiliser en une seule fois. Il appartient au salarié de fractionner ses heures de délégation en fonction des besoins de ses mandats. L’employeur ne peut s’y opposer et doit seulement être avisé des heures effectivement prises.

Que puis-je faire pendant mes heures de délégation ?

Les heures de délégation ont un objet clairement défini : L’exercice du mandat pour lequel vous avez été élu. Bien évidemment les activités purement personnelles ne sont pas permises, le crédit d’heures n’est pas un temps de repos. Assurer sa propre défense n’est pas non plus un motif pour utiliser les heures de délégation. De même, la participation en qualité de scrutateur à des élections prud'homales est exclue.

La question de la frontière entre les activités d’élu CSE et les activités syndicales peut être plus délicate. Sont par exemple admises les réunions syndicales en vue de s'informer sur des sujets touchant directement l’entreprise. En revanche il n’est pas possible de collecter des cotisations syndicales ou de distribuer des tracts syndicaux.

Est-il possible de dépasser le crédit d’heures de délégation ?

Le Code du travail prévoit que le temps de délégation peut être dépassé en cas de circonstances exceptionnelles. A titre d’exemple, la jurisprudence considère que constitue une circonstance exceptionnelle :

• Le déclenchement du droit d'alerte économique du comité d'entreprise (Cass. Soc. - 29 avril 2009, n° 07-45.480) ;
• Un projet important de restructuration régionale de l'entreprise (Cass. Soc. - 6 juillet 1994, n° 93-41.705) ;
• Le suivi d'un plan de sauvegarde de l'emploi (Cass. Soc. - 27 novembre 2012, n° 11-21.202).

Attention toutefois, il appartient au salarié représentant du personnel d'établir l'existence de circonstances exceptionnelles. En cas de contestation, c’est à l’élu CSE de justifier le dépassement de ses heures de délégation.

Est-il possible de reporter des heures de délégation non prises ?

Dans le cas où il n’existe aucune circonstance exceptionnelle, il est également possible de reporter les heures inutilisées. L’intérêt pour un élu est de pouvoir moduler le temps passé en délégation en fonction de l’agenda social. Les périodes de faible activité sont en quelque sorte l’occasion d’épargner pour les moments intenses.

Ce report est toutefois limité dans le temps à 12 mois glissants. Cela signifie qu’une heure du mois de juin pourra être utilisé après la fin de l’année civile. En revanche, elle sera perdue à la fin du mois de juin de l’année suivante. Le report d’heures de délégation est aussi limité en volume. Un élu ne peut bénéficier pour un mois donné de plus d’une fois et demie son crédit d’heures normal.

L'employeur peut-il vérifier que le salarié a pris ses heures de délégation ?

Il n’est pas du ressort de l’employeur de vérifier que le représentant du personnel prend ou non ses heures de délégation. De même, l’employeur n’a aucun contrôle préalable sur l'utilisation des heures de délégation. Les heures de délégations utilisées dans le cadre du crédit légal bénéficient d’une présomption de bonne utilisation. De ce fait, l’employeur ne peut contester l’usage des heures par les élus s’il ne les a pas préalablement payées. A défaut, la saisine du Conseil de Prud’hommes est irrecevable.

Cette présomption n’est pas applicable aux heures prises dans le cas de circonstances exceptionnelles. L’employeur est donc bien fondé à demander au salarié de justifier l’existence des circonstances invoquées.

L’employeur peut-il subordonner les heures de délégation à son autorisation ? 

La jurisprudence est limpide sur cette question : Aucune autorisation ni formalité préalable ne peut être imposée au salarié. Le représentant du personnel n'a jamais à obtenir d'autorisation l'employeur ou de son supérieur hiérarchique pour utiliser ses heures. De même, l’employeur ne peut pas imposer au représentant d’accomplir des formalités préalables non prévues par la loi. Enfin la Direction ne peut pas non plus planifier les heures de délégation ou imposer des plages horaires.

Tout ce que peux exiger l’employeur, c’est d’être informé dans un délai raisonnable de l’utilisation des heures de délégation. Il peut à ce titre demander à être informés au préalable des absences et déplacements des salariés titulaires d'un mandat. En revanche, il ne peut pas imposer unilatéralement un délai de préavis.

Est-ce que l'employeur peut mettre en place un système de suivi des heures ?

Le suivi des heures, s’il n’est assorti d’aucune autres contrainte, est tout à fait possible. L’employeur doit pouvoir suivre les heures utilisées, ne serait-ce que pour des raisons de paie. A cet égard, il peut être souhaitable de mettre en place des bons de délégation. Cette pratique consiste à remettre à l'employeur un bon pour l'informer de l'utilisation de son crédit d'heures. C’est une exception à l’interdiction des formalités préalables à l’utilisation des heures de délégation.

Cependant, les bons de délégation ne sont obligatoires que s’ils sont instaurés à l'issue d'une procédure de concertation. De même, leur entrée en vigueur doit avoir été précédée d’un délai de prévenance.

Un élu doit-il justifier ses heures de délégation ?

Absolument pas ! L’employeur peut demander des « indications » mais jamais de « justifications ». Il est même tenu de le faire s’il veut contester l’utilisation des heures de délégation devant le Conseil de Prud’hommes. La juridiction vérifiera qu’il a bien sollicité de l’élu l'indication des activités exercées pendant les heures de délégation.

En revanche, l’employeur ne peut pas dépasser les limites de ces quelques indications, et n’est pas autorisé à exiger une justification. Cette frontière peut paraître assez ténue car le représentant du personnel doit tout de même fournir des informations relativement précises.

Notre conseil : Gardez toujours à l’esprit que vous n’êtes tenu de répondre qu’à la question « Qu’avez-vous fait ? ». Vous n’êtes jamais obligé de répondre à un employeur qui vous demande « Pourquoi l’avez-vous fait ? ».